Periodi di conservazione dei dati personali
Periodi di conservazione dei dati personali
La presente pagina descrive i criteri e i periodi applicati alla conservazione dei dati personali trattati attraverso summitspruce.com nell'ambito della navigazione del sito, della gestione degli ordini, dei pagamenti, della consegna, dell'assistenza al cliente, dei resi, delle garanzie, delle preferenze relative ai cookie e delle ulteriori attività connesse al funzionamento del negozio online.
I dati personali sono conservati esclusivamente per il periodo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti, salvo che una conservazione più lunga sia richiesta da un obbligo legale, dalla necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto oppure da un'altra base giuridica valida.
I periodi di conservazione vengono determinati secondo i principi di limitazione della conservazione, minimizzazione dei dati, proporzionalità e responsabilizzazione previsti dal Regolamento (UE) 2016/679.
Dati relativi agli ordini e ai contratti di vendita
I dati necessari alla conclusione e all'esecuzione degli ordini possono comprendere nome, indirizzo di consegna, indirizzo di fatturazione, indirizzo e-mail, numero di telefono, numero dell'ordine, prodotti acquistati, importi, modalità di consegna e altre informazioni necessarie all'esecuzione del contratto.
Tali dati vengono conservati per il periodo necessario a gestire l'ordine, la consegna, il pagamento, eventuali resi, rimborsi, contestazioni e obblighi derivanti dalla garanzia legale.
Quando gli stessi dati sono contenuti in documenti che devono essere conservati per finalità contabili, fiscali o probatorie, possono essere mantenuti per il più lungo periodo previsto dalla normativa applicabile.
Documenti fiscali, contabili e di pagamento
Le fatture, i documenti contabili e le altre registrazioni soggette a obblighi legali di conservazione vengono mantenuti, ove applicabile, per 10 anni secondo la normativa italiana in materia di conservazione delle scritture e dei documenti contabili.
Quando una disposizione fiscale o un procedimento di accertamento richiede la conservazione per un periodo ulteriore o fino alla definizione di una specifica procedura, i documenti interessati possono essere mantenuti per il tempo supplementare strettamente necessario.
I dati completi dello strumento di pagamento non vengono conservati direttamente quando sono gestiti dal prestatore di servizi di pagamento. Vengono conservate soltanto le informazioni relative alla transazione che risultano necessarie per documentare il pagamento, gestire eventuali rimborsi, prevenire frodi e adempiere agli obblighi applicabili.
Dati relativi alla garanzia legale, ai resi e ai rimborsi
I dati relativi alle richieste di recesso, reso, rimborso, riparazione, sostituzione e garanzia vengono conservati per il periodo necessario alla gestione della singola pratica e all'adempimento degli obblighi contrattuali e legali connessi.
I beni nuovi destinati ai consumatori sono soggetti alla garanzia legale di conformità di 2 anni nei casi previsti dalla normativa applicabile. I dati necessari a documentare l'acquisto e l'eventuale esercizio dei relativi diritti possono pertanto essere mantenuti per il periodo necessario a gestire tali obblighi e, successivamente, quando necessario per la tutela di diritti o la gestione di controversie.
I dati relativi all'esercizio del diritto di recesso entro 14 giorni, comprese le dichiarazioni elettroniche di recesso e le relative conferme, vengono conservati nella misura necessaria a dimostrare la corretta gestione della richiesta e l'adempimento degli obblighi previsti dalla legge.
Dati dell'account cliente
I dati relativi all'account vengono conservati per il periodo in cui l'account rimane attivo e viene utilizzato per accedere ai servizi disponibili.
Quando l'utente richiede la cancellazione dell'account, i dati utilizzati esclusivamente per il funzionamento dell'account vengono eliminati o anonimizzati quando non risultano più necessari.
La cancellazione dell'account non comporta automaticamente la cancellazione delle informazioni che devono essere conservate separatamente per obblighi fiscali, contrattuali, antifrode, di garanzia o per la tutela di diritti.
Richieste al servizio clienti
Le e-mail, i messaggi e gli altri dati relativi alle richieste di assistenza vengono conservati per il periodo necessario a rispondere alla richiesta e a gestire le eventuali attività successive direttamente collegate alla stessa.
Quando una comunicazione riguarda un ordine, una contestazione, un rimborso, una garanzia o un'altra questione che può avere rilevanza contrattuale o legale, la relativa documentazione può essere conservata per il periodo necessario alla definizione della pratica e alla successiva tutela dei diritti.
Le comunicazioni prive di ulteriore rilevanza amministrativa, contrattuale o legale vengono eliminate o anonimizzate quando non sono più necessarie rispetto alla finalità originaria.
Dati relativi ai cookie e alle preferenze di consenso
I cookie e gli altri strumenti di tracciamento hanno periodi di conservazione differenti in funzione della loro finalità e delle caratteristiche tecniche dello strumento utilizzato.
I cookie di sessione possono essere cancellati al termine della sessione di navigazione, mentre alcuni cookie persistenti possono rimanere sul dispositivo per il periodo tecnicamente necessario alla relativa funzione.
La durata effettiva dei singoli strumenti deve essere proporzionata alla finalità perseguita e non può essere superiore a quanto necessario.
Le registrazioni relative all'accettazione, al rifiuto o alla revoca delle preferenze cookie possono essere conservate per il periodo necessario a dimostrare la corretta gestione del consenso e a rispettare la scelta effettuata dall'utente.
Qualora le preferenze non siano più necessarie, oppure quando sia richiesta una nuova scelta a causa di modifiche sostanziali delle finalità o degli strumenti utilizzati, le precedenti registrazioni vengono eliminate, sostituite o archiviate esclusivamente nella misura necessaria per obblighi di accountability.
Dati analitici e tecnici
I dati tecnici relativi a sicurezza, accessi, errori, prestazioni e funzionamento del sito vengono conservati per il tempo necessario a individuare anomalie, prevenire abusi, garantire la sicurezza dei sistemi e risolvere problemi tecnici.
La durata viene determinata tenendo conto della natura dei dati, del livello di identificabilità dell'utente, del rischio per i diritti dell'interessato e della necessità concreta di mantenere tali informazioni.
I dati destinati esclusivamente a statistiche possono essere anonimizzati quando non è più necessario mantenere informazioni riconducibili a una persona identificata o identificabile.
Dati utilizzati per comunicazioni commerciali
I dati utilizzati per comunicazioni commerciali basate sul consenso vengono conservati fino alla revoca del consenso, all'opposizione dell'interessato oppure fino a quando il trattamento non risulti più necessario o proporzionato rispetto alla finalità dichiarata.
La revoca del consenso determina la cessazione dell'utilizzo dei dati per le future comunicazioni fondate sul consenso revocato.
Può essere mantenuta una quantità minima di dati in una lista di esclusione quando ciò sia necessario per rispettare la richiesta dell'interessato e impedire l'invio involontario di ulteriori comunicazioni.
La semplice esistenza di un precedente rapporto commerciale non giustifica una conservazione illimitata dei dati per finalità promozionali.
Dati utilizzati per profilazione e pubblicità
Quando vengono effettuate attività di profilazione o pubblicità personalizzata sulla base del consenso, i relativi dati vengono conservati esclusivamente per un periodo proporzionato alla finalità specifica e alle caratteristiche effettive del trattamento.
Il periodo viene determinato considerando la frequenza di acquisto, la natura dei prodotti, il tipo di informazioni utilizzate, l'impatto sull'interessato e la necessità di mantenere dati identificabili.
Alla scadenza del periodo determinato, i dati vengono cancellati oppure anonimizzati in modo irreversibile, salvo che esista una diversa base giuridica valida per conservarli.
La revoca del consenso o l'opposizione a un trattamento di marketing diretto determina la cessazione delle relative attività nei termini previsti dalla normativa applicabile.
Dati relativi alla prevenzione delle frodi e alla sicurezza
I dati utilizzati per prevenire frodi, accessi abusivi, utilizzi non autorizzati degli strumenti di pagamento o altri eventi di sicurezza possono essere conservati per il tempo ragionevolmente necessario a identificare e gestire il rischio.
Quando un evento comporta un'indagine, una contestazione o una possibile azione legale, i dati pertinenti possono essere mantenuti fino alla conclusione della relativa procedura e per il periodo successivo necessario alla tutela dei diritti.
Non vengono conservate in modo indiscriminato informazioni relative a utenti per i quali non sussiste più una necessità concreta di trattamento.
Contenziosi e tutela dei diritti
Quando sorge una contestazione, una richiesta legale, un procedimento amministrativo o giudiziario, i dati direttamente pertinenti possono essere conservati oltre il normale periodo applicabile fino alla definizione della controversia e per il periodo necessario all'esercizio o alla difesa dei diritti.
L'estensione del periodo riguarda esclusivamente i dati pertinenti alla specifica questione e non costituisce una base per mantenere indiscriminatamente tutti gli altri dati dell'interessato.
Criteri applicati quando non è previsto un termine fisso
Quando la normativa non stabilisce un periodo preciso, la durata della conservazione viene determinata considerando:
la finalità per la quale i dati sono stati raccolti;
la necessità effettiva di continuare il trattamento;
la natura e la quantità dei dati trattati;
gli obblighi contrattuali o legali applicabili;
i termini di prescrizione rilevanti;
l'esistenza di eventuali contestazioni o procedimenti;
il rischio che una conservazione prolungata comporta per l'interessato;
la possibilità di utilizzare dati anonimi in alternativa ai dati personali.
I periodi vengono riesaminati quando cambiano le finalità del trattamento, le tecnologie utilizzate, gli obblighi normativi o le caratteristiche dei servizi disponibili sul sito.
Cancellazione e anonimizzazione alla scadenza
Alla scadenza del periodo applicabile, i dati personali vengono cancellati, anonimizzati in modo irreversibile oppure rimossi dai sistemi attivi secondo procedure adeguate alla natura dei dati e dei supporti utilizzati.
Eventuali copie presenti nei sistemi di backup possono permanere temporaneamente fino alla normale rotazione o sovrascrittura delle copie di sicurezza, purché non vengano utilizzate per finalità ordinarie diverse dal ripristino e siano soggette alle misure di sicurezza applicabili.
I dati anonimizzati in modo irreversibile, che non consentono più di identificare direttamente o indirettamente una persona fisica, possono essere utilizzati successivamente per finalità statistiche o tecniche senza essere trattati come dati personali ai sensi del GDPR.
Richieste di cancellazione dell'interessato
L'interessato può richiedere la cancellazione dei propri dati nei casi previsti dall'articolo 17 del GDPR.
La richiesta non comporta la cancellazione dei dati quando il trattamento o la conservazione continuano a essere necessari per adempiere un obbligo legale, accertare, esercitare o difendere un diritto oppure per un'altra eccezione prevista dalla normativa applicabile.
Quando soltanto una parte dei dati deve essere mantenuta per un obbligo specifico, gli altri dati non più necessari vengono cancellati o anonimizzati.